Основная функция каждой CRM системы является хранение и обработка структурированных данных. Эти данные могут быть самыми разнообразными (контактные данные, данные о компаниях, о партнерах, о сделках, звонках, сообщениях, коммерческих предложениях и т.п.), но главное, что все эти данные являются структурированными.
Каждая запись в CRM системе имеет свою структуру – набор полей для хранения данных. Каждое поле может иметь разнообразный тип данных – текст, дата, время, число, список и т.п. Именно поэтому очень важным является правильная конструкция структуры записи.
Правильная конструкция должна выполнять две основных функции – полнота хранения данных и простота восприятия и чтения данных. Часто эти две функции имеют некоторые противоречия. Например, всегда имеется потребность в сохранение как можно большего количества информации. Но если каждая запись будет иметь большое количество заполняемых полей, то человеку будет сложно и неудобно работать с такой системой, возникнет сложность при внедрении и эксплуатации CRM системы. Чем сложнее в эксплуатации CRM система, тем больше будет сопротивление персонала предприятия при внедрении этой системы в рабочие процессы компании. Но также нельзя сокращать количество вводимой информации в CRM систему только для того чтобы персоналу было удобно и просто с ней работать. Всегда нужно найти “золотую середину”.
Также следует рассмотреть варианты с разделением данных на блоки (модули). Правильная конструкция данных позволяет установить связи между модулями данных таким образом, чтобы минимизировать ручной ввод данных в CRM систему. Кроме этого, разделение на модули позволяет более полно автоматизировать некоторые рутинные операции. Например, в CRM системе есть модуль с данными о клиенте, модуль со справочный данными по ценам на расходные материалы, модуль со справочными данными по ценам за единицу выполненной работы и модуль по формированию коммерческого предложения для клиента. При правильной структуре данных и программной автоматизации человеку будет достаточно ввести первоначальные условия для расчета коммерческого предложения. Все остальные операции CRM система выполнит автоматически. Она может полностью рассчитать коммерческое предложение, сформировать текст предложения и или сохранить его в виде файла, или сразу отправить вашему клиенту по электронной почте или через мессенджер. Сформированное коммерческое предложение будет сохранено в CRM системе и будет привязано к записи о вашем клиенте и вы в любое время, даже годы спустя, сможете посмотреть это коммерческое предложение все данные, которые связаны с этим предложением.
