Har bir CRM tizimi u yoki bu darajada ma'lumotlarni qayta ishlash tizimidir. Har bir CRM tizimining asosiy vazifasi tuzilgan ma'lumotlarni saqlash va qayta ishlashdir. Ushbu ma'lumotlar juda xilma-xil bo'lishi mumkin (aloqa ma'lumotlari, kompaniyalar, hamkorlar, bitimlar, qo'ng'iroqlar, xabarlar, tijorat takliflari va boshqalar haqida ma'lumot), lekin asosiysi bu ma'lumotlarning barchasi tuzilgan.
CRM tizimi va oddiy ma'lumotlar bazasi o'rtasidagi asosiy farqlardan biri, bu ma'lumotlar bazasidagi ma'lumotlar aniq tuzilishga ega bo'lsa ham, kiritilgan va saqlangan ma'lumotlarni qayta ishlashni avtomatlashtirish qobiliyatidir. Saqlangan ma'lumotni aniq ma'lumotlar tuzilmasi va ushbu modullar o'rtasidagi aloqalarga ega bo'lgan funktsional modullarga bo'lish aniq belgilangan ish oqimlariga ega tizimlarni qurish imkonini beradi.
Ma'lumotlar CRM tizimining qon tomiridir va xuddi inson tanasida bo'lgani kabi, agar qon turli yo'nalishlarda sachrasa, demak muammo keldi. Zamonaviy CRM tizimlari ma'lumotlarni ruxsatsiz kirishdan himoya qila olishi kerak. Umuman olganda, tizimni ruxsatsiz kirishdan himoya qilish va CRM tizimi foydalanuvchilari uchun ma'lumotlarga turli xil kirish huquqlarini ta'minlash kerak.
CRM tizimi - bu nafaqat ma'lumotlarni, balki mijozlar haqidagi bilimlarni saqlaydigan ma'lumotlar bazasi. Saqlangan ma'lumotlar juda xilma-xil bo'lishi mumkin (aloqa ma'lumotlari, kompaniyalar, hamkorlar, bitimlar, qo'ng'iroqlar, xabarlar, tijorat takliflari va boshqalar haqida ma'lumot) va bu ma'lumotlarning hatto bir qismini yo'qotish korxonaning ishi va daromadiga juda sezgir bo'lishi mumkin.
